Dalam konteks Kamus Besar Bahasa Indonesia, dokumen didefinisikan sebagai surat yang tertulis atau tercetak yang dapat dipakai sebagai bukti keterangan, seperti akta kelahiran, surat nikah, atau surat perjanjian. Selain itu, dokumen juga dapat merujuk pada barang cetakan atau naskah karangan yang dikirim melalui pos, serta rekaman suara, gambar dalam film, dan sejenisnya yang dapat dijadikan bukti keterangan.
Dalam pengertian yang lebih luas, dokumen juga mencakup semua data yang dikumpulkan, baik dalam bentuk digital, lisan, maupun tertulis. Dalam dunia ekonomi praktis, dokumen memiliki peran penting sebagai surat penting atau berharga yang sifatnya tertulis atau tercetak. Dokumen ini memiliki fungsi untuk menjadi bukti atau keterangan dalam berbagai situasi.
Dalam Kamus Kepegawaian, dokumen diartikan sebagai semua catatan tertulis, baik yang tercetak maupun tidak tercetak. Dokumen juga mencakup segala benda yang memiliki keterangan-keterangan terpilih untuk dikumpulkan, disusun, disediakan, atau disebarluaskan.
Dalam konteks Otoritas Jasa Keuangan, dokumen diartikan sebagai warkat yang digunakan sebagai tanda bukti yang umumnya memiliki kekuatan hukum pembuktian. Dengan kata lain, dokumen ini merupakan alat yang digunakan untuk membuktikan suatu fakta atau kebenaran dalam dunia hukum.
Dalam dokumen, informasi yang terkandung dapat berupa data pribadi, data bisnis, atau data lainnya yang memiliki nilai penting. Oleh karena itu, dokumen harus ditangani dengan hati-hati dan keamanan yang memadai untuk melindungi keaslian dan kerahasiaannya.
Secara umum, dokumen memiliki beberapa karakteristik yang perlu diperhatikan. Pertama, dokumen harus memiliki keaslian atau otentikasi yang dapat dipercaya. Hal ini berarti dokumen tersebut harus dapat dipastikan bahwa isinya benar dan tidak diubah atau dimanipulasi oleh pihak yang tidak berwenang.
Kedua, dokumen harus memiliki integritas. Integritas dokumen berarti bahwa dokumen tersebut tidak boleh rusak, hilang, atau diubah tanpa sepengetahuan atau persetujuan yang sah.
Ketiga, dokumen harus memiliki kerahasiaan yang memadai. Dokumen yang berisi informasi sensitif atau rahasia harus dilindungi agar tidak jatuh ke tangan yang salah atau digunakan oleh pihak yang tidak berwenang.
Keempat, dokumen harus memiliki ketersediaan yang cukup. Artinya, dokumen harus dapat diakses oleh pihak yang berwenang ketika diperlukan. Ketersediaan dokumen yang memadai memastikan bahwa informasi yang terkandung dalam dokumen dapat digunakan dengan tepat waktu dan efektif.
Dalam pengelolaan dokumen, terdapat beberapa proses yang harus dilakukan. Pertama, dokumen harus dikumpulkan atau dihasilkan secara sistematis. Ini berarti dokumen harus dikelompokkan berdasarkan jenisnya dan disimpan dalam tempat yang aman dan terorganisir.
Kedua, dokumen harus diatur atau disusun dalam urutan tertentu. Penyusunan dokumen ini bertujuan untuk memudahkan pencarian dan penggunaan dokumen tersebut. Dokumen-dokumen yang sering digunakan atau memiliki nilai penting harus diletakkan dalam tempat yang mudah dijangkau.
Ketiga, dokumen harus dijaga atau dilindungi agar tetap terjaga keaslian, integritas, dan kerahasiaannya. Ini dapat dilakukan melalui penggunaan sistem keamanan, seperti penguncian dokumen atau pengawasan yang ketat terhadap akses dokumen.
Keempat, dokumen harus dihancurkan dengan aman jika sudah tidak diperlukan lagi. Dokumen yang sudah usang atau tidak relevan harus dihapus atau dihancurkan untuk menghindari penyalahgunaan atau kebocoran informasi.
Dalam era digital, pengelolaan dokumen juga mengalami perubahan. Dokumen-dokumen saat ini dapat disimpan dalam bentuk elektronik, yang memudahkan akses dan penggunaan dokumen tersebut. Namun, pengelolaan dokumen elektronik juga memerlukan kehati-hatian dalam hal keamanan dan perlindungan data.
Dalam kesimpulannya, dokumen merupakan surat tertulis atau tercetak yang dapat digunakan sebagai bukti keterangan. Dokumen memiliki peran penting dalam berbagai konteks, seperti dalam dunia hukum, kepegawaian, dan keuangan. Pengelolaan dokumen yang baik sangat penting untuk memastikan keaslian, integritas, kerahasiaan, dan ketersediaan dokumen tersebut. Dalam era digital, pengelolaan dokumen juga mengalami perubahan, dengan dokumen-dokumen yang dapat disimpan dalam bentuk elektronik.
****
Subscribe, follow @dramatizencom dan ikuti terus dramatizen.com untuk berbagai inspirasi terbaru dan agar hari harimu makin seru!