Pengertian Approval dan Prosesnya dalam Dunia Kerja

Dalam dunia kerja, persetujuan atau approval merupakan suatu hal yang penting untuk menentukan langkah selanjutnya.Proses persetujuan yang baik dan benar dapat mempercepat proses kerja serta mencegah kesalahan yang tidak diinginkan. Namun, tidak semua orang memahami pengertian approval dan prosesnya dalam dunia kerja dengan baik.Oleh karena itu, artikel ini akan membahas pengertian approval dan prosesnya dalam dunia kerja dengan lengkap dan mudah dipahami.  

Apa itu Proses Approval?

Approval adalah serangkaian langkah atau tahapan yang harus dilalui oleh suatu pekerjaan atau dokumen agar dapat disetujui oleh pihak yang berwenang.Proses ini biasanya melibatkan beberapa departemen atau orang yang memiliki peran dalam memberikan persetujuan atau penolakan terhadap pekerjaan atau dokumen tersebut.Contohnya, sebuah perusahaan mungkin memiliki proses approval untuk dokumen anggaran, di mana dokumen tersebut harus melewati tahap review oleh departemen keuangan, manajemen, dan direksi sebelum disetujui untuk digunakan.Pada proses approval, setiap tahap memiliki batas waktu tertentu untuk memberikan keputusan persetujuan atau penolakan terhadap pekerjaan atau dokumen yang diberikan.Proses approval adalah aspek penting dalam memastikan pekerjaan atau dokumen yang dihasilkan memenuhi standar dan persyaratan yang telah ditetapkan sebelumnya, serta memastikan kelancaran proses bisnis perusahaan.Dalam beberapa kasus, proses persetujuan juga dapat membantu mencegah terjadinya kesalahan atau kecurangan yang dapat merugikan perusahaan. Baca Juga: Bagaimana Menjalankan Pendelegasian yang Baik dan Benar 

Aspek dalam Proses Approval

Aspek dalam proses approval disetiap jenis pekerjaan biasanya tidak akan berbeda jauh. Berikut ini aspek-aspek dalam proses persetujuan. 

1. Submissions

Aspek ini merujuk pada pekerjaan yang melalui proses persetujuan. Pihak perusahaan biasanya memberikan persyaratan atau panduan yang harus diikuti.Untuk memasukkan pekerjaan ke dalam proses persetujuan, pekerjaan tersebut pertama-tama harus diserahkan ke departemen yang relevan biasanya dilakukan melalui disposisi.Submissions dapat berasal dari banyak sumber tergantung pada tujuan perusahaan atau departemen. 

2. Approvers

Approvers adalah karyawan atau kelompok karyawan yang menyetujui atau menolak pekerjaan saat pekerjaan tersebut bergerak melalui proses persetujuan.Mereka memutuskan apakah pekerjaan harus dikembalikan kepada orang yang mengirimkannya untuk diedit atau apakah pekerjaan tersebut harus diproses ke approver lainnya. Approver terakhir memutuskan apakah pekerjaan tersebut siap dipublikasikan atau diterima. 

3. Permissions

Permissions atau tingkat izin menentukan siapa yang dapat melihat, mengedit atau menyetujui pekerjaan.Penting untuk menetapkan izin untuk setiap approver dan pembuat pekerjaan karena beberapa pekerjaan mungkin mengandung informasi atau data yang sensitif dan hanya orang tertentu yang boleh mengubahnya. 

4. Due Dates

Menetapkan tanggal jatuh tempo bagi approver penting untuk menjaga aliran kerja dan memastikan semua approver memiliki waktu yang cukup untuk meninjau pekerjaan secara menyeluruh sebelum menyetujui atau menolaknya.Untuk menetapkan tanggal jatuh tempo yang efektif bagi approver, Anda harus terlebih dahulu mengetahui tanggal jatuh tempo akhir di mana perusahaan Anda berharap untuk mempublikasikan atau menerima pekerjaan. 

5. Records dan logs

Sangat disarankan untuk menyimpan catatan dan log setiap tahap dalam proses persetujuan untuk membantu Anda melihat seberapa efisien dan efektif proses Anda.Catatan dan log juga memungkinkan Anda memeriksa di mana kesalahan mungkin terjadi saat pekerjaan mengalir dari satu approver ke approver lainnya, dan mereka menjadikan proses persetujuan menjadi lebih transparan bagi pembuat pekerja. 

Contoh Proses Approval

Di dalam kegiatan perusahaan sehari-hari, proses approval bukanlah hal asing. Berikut ini beberapa contoh dari proses persetujuan dalam lingkungan kantor. 

1. Invoice Approval

Invoice approval melibatkan verifikasi dan otorisasi pembayaran terhadap faktur yang diterima. Proses ini dapat melibatkan beberapa pihak, seperti bagian akuntansi dan manajemen keuangan. 

2. Budget Approval

Approval ini melibatkan proses persetujuan rencana keuangan untuk proyek atau aktivitas tertentu. Proses ini dapat melibatkan beberapa tingkatan otorisasi dan melibatkan banyak departemen dalam sebuah organisasi. 

3. Content Approval

Proses persetujuan ini melibatkan proses persetujuan atas materi yang akan diterbitkan, seperti artikel, presentasi, atau materi pemasaran. Proses ini dapat melibatkan berbagai departemen dalam organisasi, seperti pemasaran, komunikasi, dan editorial. 

4. Design Approval

Approval design melibatkan proses persetujuan terhadap desain atau tata letak yang diusulkan untuk produk atau proyek tertentu. Proses ini dapat melibatkan berbagai departemen dalam organisasi, seperti tim desain, pemasaran, dan manajemen proyek. 

Cara Membuat Proses Approval

Proses approval artinya sebuah proses yang digunakan untuk memastikan bahwa sebuah tugas atau proyek telah disetujui oleh pihak yang berwenang sebelum dijalankan atau diterbitkan.Berikut adalah penjelasan lebih detail mengenai langkah-langkah dalam membuat proses persetujuan: 

1. Tentukan Tugas yang akan Disetujui

Pertama, tentukan tugas atau proyek apa yang memerlukan persetujuan sebelum dijalankan atau diterbitkan.Pastikan untuk menentukan dengan jelas apa yang diharapkan dari tugas atau project tersebut dan kriteria apa yang akan digunakan untuk menilai apakah tugas atau proyek tersebut telah berhasil atau tidak. 

2. Tetapkan Orang yang akan Memberikan Persetujuan, Izin, dan Tanggal Jatuh Tempo

Tetapkan siapa yang bertanggung jawab untuk memberikan persetujuan pada tugas atau proyek tersebut. Pastikan juga bahwa pihak-pihak yang terkait memiliki izin dan hak akses yang diperlukan untuk melakukan tugas yang diminta.Atur juga tanggal jatuh tempo untuk setiap tahap persetujuan, sehingga semua pihak terlibat memiliki waktu yang cukup untuk menyelesaikan tugas mereka. 

3. Berikan Tugas kepada Pihak yang Harus Menyelesaikannya

Setelah menentukan tugas atau proyek apa yang perlu disetujui dan siapa yang bertanggung jawab untuk memberikan persetujuan, berikan tugas kerja tersebut kepada pihak yang harus menyelesaikannya. 

4. Pihak Pertama yang Memberikan Persetujuan Menerima Tugas

Setelah tugas kerja diberikan, pihak pertama yang memberikan persetujuan harus menerima tugas kerja tersebut dan memastikan bahwa mereka memahami apa yang diminta dari mereka. 

5. Pihak Pertama Memberikan Persetujuan atau Menolak Tugas

Pihak pertama yang memberikan persetujuan harus meninjau tugas kerja dan memberikan persetujuan atau menolak tugas tersebut.Jika tugas kerja ditolak, maka pihak yang harus menyelesaikan tugas tersebut harus membuat perbaikan atau perubahan yang diperlukan sebelum diajukan kembali untuk persetujuan. 

6. Kirimkan ke Pihak Akhir yang Memberikan Persetujuan

Bila tugas disetujui oleh pihak pertama, tugas harus dikirimkan ke pihak akhir yang memberikan persetujuan. Pihak akhir akan meninjau tugas kerja dan memberikan persetujuan akhir sebelum tugas kerja dijalankan atau diterbitkan. 

7. Terbitkan atau Terima Hasil Kerja

Setelah tugas disetujui oleh pihak akhir, tugas dapat dijalankan atau diterbitkan sesuai dengan kebutuhan. Pastikan untuk mengumpulkan hasil kerja dan memberikan umpan balik kepada semua pihak yang terlibat dalam proses persetujuan, sehingga proses dapat ditingkatkan di masa depan. 

Peran Teknologi dalam Proses Approval

Saking pentingnya proses approval, saat ini untuk membuat proses approval dalam berjalan lebih efektif dan efisien, sudah ada teknologi yang disebut dengan workflow approval.Teknologi satu ini didesain khusus untuk membuat seluruh proses persetujuan bisa dilakukan dengan perencanaan dan proses yang sederhana. 

1. Meningkatkan Efisiensi

Dengan menggunakan alur kerja persetujuan otomatis, waktu yang dibutuhkan untuk menyetujui suatu dokumen dapat dipangkas secara signifikan. Hal ini mengurangi waktu yang dihabiskan untuk proses persetujuan dan mempercepat waktu tindakan yang diperlukan. 

2. Mempercepat Proses Pembayaran

Proses persetujuan otomatis dapat membantu mempercepat proses pembayaran. Dengan menggunakan alur kerja persetujuan otomatis yang terintegrasi dengan sistem pembayaran, suatu dokumen atau pekerjaan yang disetujui secara otomatis dapat memicu proses pembayaran. 

3. Meminimalkan Kesalahan

Dalam proses persetujuan manual, terkadang kesalahan dapat terjadi karena adanya ketidaksinkronan antara departemen atau kebingungan dalam proses persetujuan.Dengan menggunakan alur kerja persetujuan otomatis, kesalahan dapat dihindari karena proses persetujuan dilakukan secara konsisten dan otomatis.  Untuk mengoptimalkan approval workflow, Anda bisa menggunakan Software HRIS .Sebagai software HRIS yang terintegrasi, Software HRIS dapat membantu perusahaan dalam mengelola data karyawan, mengatur proses persetujuan, dan mengotomatisasi beberapa langkah dalam proses persetujuan.Seperti pengajuan cuti, reimburse dan juga pencatatan absensi. Semuanya bisa dilakukan dengan alur yang cepat dan efisien. Sehingga approval bisa dilakukan secara cepat.Dengan menggunakan Software HRIS , perusahaan dapat mengatur proses persetujuan dengan lebih efektif dan efisien, sehingga dapat meningkatkan produktivitas dan mengurangi biaya operasional.



****
Subscribe, follow @dramatizencom dan ikuti terus dramatizen.com untuk berbagai inspirasi terbaru dan agar hari harimu makin seru!