Sebagai salah satu departemen yang erat kaitannya dengan pengelolaan sumber daya manusia, HRD wajib memberikan laporan-laporan tertentu setiap bulannya.Selain sebagai bukti tertulis mengenai kinerja karyawan dalam berbagai departemen di perusahaan, laporan tersebut juga berfungsi sebagai manajemen informasi yang menunjukkan perkembangan tim dan masing-masing departemen.Lalu, apa sajakah jenis-jenis laporan yang harus dibuat oleh HRD setiap bulannya? Berikut ulasan lengkapnya.
Contoh Laporan Bulanan HRD
Berikut adalah beberapa contoh laporan bulanan yang biasanya digunakan oleh HRD.
1. Laporan Gaji Karyawan
Laporan gaji karyawan adalah jenis laporan bulanan HRD berupa slip gaji yang akan diberikan kepada setiap karyawan setiap bulannya pada saat penggajian.Selain diperlukan bagi karyawan yang bersangkutan, laporan gaji karyawan juga dibutuhkan oleh departemen Finance sebagai data dan dasar perhitungan pemotongan pajak penghasilan (PPh 21 Karyawan).Informasi terkait gaji karyawan juga merupakan sumber informasi dan bahan prediksi mengenai kondisi keuangan perusahaan dari waktu ke waktu. Laporan gaji karyawan Biasanya, sebuah perusahaan menengah sampai dengan perusahaan besar telah menggunakan Software Payroll untuk mempermudah pencatatan dan pembuatan slip gaji pegawai.Salah satu software payroll yang bisa digunakan HRD dalam membuat laporan penggajian adalah .Dengan menggunakan Software Payroll , tim HRD perusahaan tidak perlu lagi merasa khawatir meskipun jumlah slip gaji yang dibuat mencapai ratusan bahkan ribuan slip gaji.Karena selain terintegrasi, setiap data yang diolah dalam software Payroll tersebut akan secara otomatis memberikan jumlah atau besaran gaji sesuai dengan keadaan data yang sebenarnya lebih cepat dari perhitungan data secara manual.
2. Laporan Kehadiran Karyawan
Laporan kehadiran karyawan adalah sebuah laporan bulanan HRD yang diperlukan perusahaan untuk menentukan seberapa besar jumlah tunjangan yang akan diberikan oleh perusahaan kepada karyawan yang bersangkutan.Semakin baik, laporan kehadiran seorang karyawan, maka akan semakin banyak jumlah tunjangan kehadiran yang diberikan oleh perusahaan. laporan kehadiran karyawanLaporan kehadiran karyawan juga merupakan tolak ukur produktivitas, kinerja, dan kontribusi karyawan untuk menghitung beban kerja dalam menentukan strategi-strategi perusahaan di masa datang. Baca Juga : Manfaat Menggunakan Aplikasi Absensi Online untuk Perusahaan
3. Laporan Izin atau Sakit
Laporan izin atau sakit berbanding terbalik dengan laporan kehadiran karyawan.Laporan Izin atau Sakit Semakin banyak seorang karyawan mengambil izin atau tidak masuk kerja karena sakit, semakin kecil kemungkinan bagi karyawan tersebut untuk diperpanjang masa kontrak kerjanya.Jika karyawan yang bersangkutan sedang dalam masa percobaan, bisa jadi kontrak kerjanya tidak akan diperpanjang oleh perusahaan.
4. Laporan Cuti Karyawan
Laporan cuti karyawan merupakan sebuah laporan bulanan HRD yang dibuat untuk melaporkan kegiatan cuti karyawan.Laporan ini berisikan hak cuti karyawan, berapa banyak karyawan yang mengambil cuti dalam satu tahunnya dan kapan penentuan cuti bersama dari perusahaan. laporan hrd cuti karyawan Laporan cuti karyawan sangat berguna bagi perusahaan untuk melakukan evaluasi tentang kebijakan cuti perusahaan.Apakah karyawan yang bersangkutan akan mendapatkan pengurangan jumlah cuti, atau mendapatkan kompensasi untuk jumlah cuti yang belum diambilnya. Baca Juga : Cara Membuat Form Cuti Karyawan Dengan Mudah
Risiko Membuat Laporan HRD Bulanan dengan MS Excel
Biasanya tim HRD membuat laporan pada Excel yang membutuhkan rumus dan fitur yang cukup rumit. Sehingga hal ini cukup menyulitkan tim HRD terutama untuk membuat beberapa jenis laporan sekaligus.Selain itu membuat laporan HRD dengan MS Excel juga memiliki beberapa resiko seperti berikut ini
1. Kesalahan input data
Human error yang ini memang cukup fatal terutama dalam pembentukan laporan bulanan. Karena begitu banyak data yang harus dimasukkan secara manual, membuat Anda merasa kelelahan sehingga kesalahan ketik. Salah satu angka saja dapat merubah hasil dari laporan tersebut karena hal ini memberikan domino effect hingga di akhir.Dibutuhkan kecermatan dan ketelitian dalam entry data, jika salah? Anda harus input manual dari awal. Sehingga tidak efisien dalam waktu serta efektif dalam bekerja.
2. Banyaknya rumus yang digunakan
Microsoft excel memang menjadi software alat bantu dalam pembuatan laporan. Namun alat bantu bukan berarti dengan mudah hanya input data lalu alatnya sendiri yang mengoperasikannya. Jika yang paham pengoperasian rumus dan fungsi dari Excel mungkin akan merasa terbantu. Namun jika yang tidak paham? Tidak banyak yang paham untuk mengoperasikan Excel. Setidaknya Anda harus mengerti rumus dasar, fungsi filter dan koneksi data untuk melakukan pengoperasian perhitungan data. Hal ini justru bukan mempermudah, namun mempersulit.
3. Melakukan perubahan data secara manual
Jika terdapat data terbaru, mengharapkan langsung berubah secara otomatis baik secara penghitungan maupun hasil akhir. Namun hal ini harus dilakukan secara manual. Excel tidak melakukan perubahan secara otomatis, bahkan tidak memiliki histori perubahan data sebelumnya. Oleh karena itu, Anda butuh memasukkan rumus dari awal.
4. Kurang akurat dalam hasil akhir laporan
Dengan begitu banyaknya kesalahan yang dirasakan, risiko dari penggunaan Excel adalah kurang akurat dalam hasil akhir laporan. Bisa saja tidak merasa melakukan kesalahan sehingga hasilnya tidak sesuai. Apa yang terjadi? Pengurangan gaji karyawan yang sebenarnya karyawan tidak melakukan hal tersebut. Sungguh merepotkan, bukan?
Buat Laporan Praktis dengan Software HRIS
Mengingat begitu banyak laporan yang harus dibuat oleh tim HRD dalam sebuah perusahaan, alangkah baiknya jika perusahaan memberikan kebijakan-kebijakan tertentu bagi tim internal HRD.Salah satunya adalah kebijakan untuk menggunakan software khusus HRD yang akan membantu mereka mengolah data secara sistematis, efektif, dan efisien setiap bulannya.Kini perusahaan dapat menggunakan bantuan Software HRIS Indonesia . Dengan bantuan Software HRIS , tentu saja akan sangat membantu pekerjaan tim HRD perusahaan yang begitu banyak.Karena setiap data dan laporan kehadiran, izin, sakit, dan cuti karyawan, biaya potongan pajak penghasilan (PPh 21), besarnya tunjangan, dan lain-lain akan terintegrasi secara otomatis dalam software HR .Coba demo sekarang untuk mengetahui manfaat selengkapnya!
****
Subscribe, follow @dramatizencom dan ikuti terus dramatizen.com untuk berbagai inspirasi terbaru dan agar hari harimu makin seru!