HR Software lahir dari berbagai macam kesulitan yang dihadapi perusahaan. Perusahaan terkadang mengalami kesulitan dalam sistem manajemen dan urusan kinerja divisi Human Resource akhirnya menjadi terganggu. Dengan jumlah karyawan yang semakin banyak pula, rasanya sulit bagi perusahaan untuk menjalankan bisnisnya tanpa bantuan dari HR Software. Apa yang dimaksud software HR? Dan apa efek positif yang dapat dirasakan perusahaan? Berikut ini adalah deskripsi lengkapnya!
Tentang HR Software
HR Software adalah suatu sistem yang mampu mengolah dan menyimpan data karyawan dengan jumlah yang banyak. Data karyawan yang dimaksud adalah absensi, penggajian, pajak, dan sebagainya yang mempengaruhi performa karyawan tersebut. Semua data tersebut terintegrasi dengan baik dalam database HR Software dan akan menghasilkan suatu informasi demi kepentingan keputusan bisnis perusahaan. Banyak orang yang mengira bahwa dengan HR Software keluaran tercanggih masa kini dapat menggantikan staf HR. Padahal tidak seperti itu. Posisi staff HR tidak akan tergantikan karena manusia lain selalu membutuhkan manusia lainnya dalam pengelolaan kemampuan dan pendekatan personal mereka. Software HR memiliki tugas utama untuk membantu tim HR mengolah data dan elemen karyawan yang ada sehingga kinerja jauh lebih cepat dan cermat, bukan menggantikan. Jadi, peran tim HR dalam perusahaan tetaplah penting dan tak tergantikan.
Jenis-Jenis HR Software
Karena cakupannya yang cukup kompleks dan data yang diolah sangat banyak, HR Software memiliki berbagai jenis yang berbeda dan didesain sesuai dengan kebutuhan dan tantangan yang dihadapi bisnis perusahaan.
Human Resource Information System
Human Resource Information Systsem (HRIS) adalah sebuah sistem yang dirancang untuk mengelola sumber daya manusia, prosedur dan kebijakan perusahaan. Dengan sistem ini, perusahaan akan lebih mudah untuk berbagi informasi yang mendukung kinerja perusahaan. HRIS biasanya mencakup fungsi seperti database, perekrutan, pelatihan, pelaporan sumber daya manusia dan keuntungan manajemen. Ada pun fitur yang bisa HRIS lakukan:
- Perekrutan
- Fungsi inti HR
- Perancangan Pelatihan
- Workflow Kinerja
- Layanan Mandiri (Self-Service)
- Laporan Rutin
Human Capital Management
Human Capital Management (HCM) mencakup unsur-unsur dari HRIS dengan pengembangan beberapa fungsi. Sistem HCM memungkinkan HRD untuk mengelola karyawan asing dari luar negeri dengan bahasa dan nilai-nilai dari mata uang yang berbeda. Sistem HCM juga menyediakan solusi untuk perencanaan penggajian, penetapan tujuan, penganggaran, dan isu-isu lain yang berkaitan dengan kinerja karyawan. Fungsi tambahan yang dapat HCM lakukan meliputi:
- Orientasi dan Pengenalan (Onboarding)
- Manajemen kinerja (Performance Management)
- Kontrol posisi
- Suksesi
- Perencanaan Gaji
- Management SDM Global
- Analisa Data
Human Resource Management System
Human Resources Human Resource Management System (HRMS) atau sistem manajemen SDM adalah sistem yang lebih komprehensif daripada HRIS dan HCM. HRMS menjadi solusi untuk manajemen waktu dan karyawan lebih rinci. HRMS memungkinkan perusahaan untuk mengelola penggajian dan absensi secara bersamaan. Selain itu, HRMS juga memiliki fungsi yang menyediakan alat untuk perencanaan dan evaluasi. Fungsi HRMS mencakup HRIS dan HCM dengan tambahan pengelolaan dan perhitungan penggajian, absensi, dan evaluasi.
Manfaat HR Software untuk HR dan Bisnis
HR Software dan ManfaatnyaMeski terdapat banyak istilah asing, HR software memiliki banyak manfaat nyata yang dapat dirasakan perusahaan ketika penerapan HR software di perusahaan mereka. Manfaat tersebut yaitu:
1. Sistem penggajian yang akurat
Penggajian adalah cermin bagaimana perusahaan menghargai karyawannya. Perusahaan harus berhati-hati dalam menghitung gaji karyawan, termasuk upah lembur, bonus, THR sesuai dengan kontribusi karyawan. Penghitungan gaji yang dilakukan oleh manusia rentan terjadi kekeliruan dan manipulasi. Namun dengan HR Software, perhitungan dan pengelolaan gaji karyawan tepat sesuai kontribusi karyawan dan aturan yang berlaku.
2. Absensi Real Time
Kehadiran karyawan atau absensi yang bekerja adalah penting bagi perusahaan. Absensi kuga menjadi refleksi tingkat produktivitas dan kontribusi karyawan untuk perusahaan. HR Software mampu menampung dan memantau absensi karyawan. Staff HRD mampu melihat kapan jam tiba karyawan di kantor langsung saat itu juga ketika karyawan melakukan absen pagi. Absensi juga masih terhubung ke sistem penggajian. Karyawan akan menerima gaji sesuai dengan jam masuk setiap bulannya. Baca Juga: Pulang Tepat Waktu Tanda Tak Produktif?
3. Memudahkan Karyawan Mengajukan Cuti
Karyawan bahkan bisa mengakses HR Software untuk kepentingan mengajukan cuti atau izin, melihat data kehadiran, dan pemasukan gaji bulanan. Karyawan tidak lagi harus membuat surat permohonan cuti ketika hendak mengajukan cuti karena sistem sudah mengotomatisasinya sesuai dengan jatah cuti karyawan.
4. Penyimpanan data pribadi
Tidak perlu lagi untuk menuliskan data karyawan dalam sebuah dokumen tumpukan kertas yang sulit untuk dicari dan diolah. HR Software memungkinkan untuk menyimpan data karyawan, mulai dari data pribadi, data yang karir, cuti, sampai data penggajian secara digital. Semua data yang tersimpan dijamin keamanannya dari pihak-pihak yang tak bertanggung jawab.
5. Efisiensi Waktu
Karena kesederhanaan HR Software, perusahaan jadi menghemat waktu sehingga tim HR dapat bekerja lebih efektif dan efisien. Karyawan pun tidak perlu khawatir untuk pengajuan hal-hal administratif karena sudah terbantu dengan adanya HR Software tersebut.
6. Lebih Hemat
Salah satu keuntungan menggunakan HR Software adalah mampu mengurangi biaya bisnis di berbagai bidang, baik administratif, penggajian dan perekrutan karyawan. Dalam proses administrasi dan gaji, perusahaan dapat menghemat uang karena tidak perlu menggunakan kertas sebagai media. Tidak hanya itu, proses rekrutmen karyawan juga difasilitasi oleh HR Software sehingga tim HR tidak perlu menyimpan semua data calon karyawan dalam bentuk fisik karena proses perekrutan tercatat dalam sistem.
7. HR Menjadi Fokus
Dengan perangkat HR Software, berbagai data yang disimpan dalam sistem akan lebih mudah dan tertata dengan rapi sesuai klasifikasi. Dengan demikian, data akan lebih mudah untuk dianalisis dan diakses dengan dalam. Tim HR akhirnya lebih terfokus pada tujuan utamanya, yaitu untuk melihat pengembangan sumber daya manusia dalam perusahaan tanpa perlu berkutat terlalu lama dalam pencarian data atau hal-hal pengurusan administratif. Baca Juga: Seberapa Penting SOP bagi HRD?
8. Keamanan Data Karyawan Terjamin
Sebelum menggunakan HR Software, pastinya semua data karyawan akan tersimpan secara manual dengan kertas dan tumpukan berkas. Bayangkan jika perusahaan punya ratusan bahkan ribuan karyawan pasti hal tersebut akan merepotkan. Belum lagi mengenai kemungkinan dengan dokumen rusak, basah atau terbakar, hal itu bisa saja terjadi.Tetapi dengan HR Software data karyawan akan disimpan ke cloud system. Sehingga kemungkinan data karyawan rusak, basah atau terbakar sudah pasti tidak mungkin. Hal itu membuktikan bahwa data karyawan akan lebih aman dengan menggunakan HR Software.Kesimpulannya, HR Software memiliki peran penting dalam keberhasilan tim HR untuk mengelola sumber daya manusia dalam sebuah perusahaan. Oleh karena itu, penting bagi manajemen untuk mencari tahu apa HR Software jenis apa yang tepat untuk memfasilitasi kegiatan pengembangan sumber daya manusia dari tim HR.
Rekomendasi HR Software Indonesia:
Tim HR dan manajemen perusahan tidak perlu bimbang dan bingung memikirkan implementasi serta pemilihan HR Software untuk perusahaan. dengan sistem yang terintegrasi dan keamanan tingkat tinggi menjawab semua kebutuhan HR dalam perusahaan. Dengan fitur yang lengkap dan tampilan antar muka yang gampang digunakan, HR Software rancangan dari mampu digunakan bahkan oleh orang yang tidak begitu familiar dengan teknologi sekali pun. Dengan demikian, tidak ada lagi keraguan bagi tim HR dan manajemen perusahaan untuk memilih sebagai solusi perusahaan, Hubungi kami melalui URL Berikut ini linovhr.com/contact/
****
Subscribe, follow @dramatizencom dan ikuti terus dramatizen.com untuk berbagai inspirasi terbaru dan agar hari harimu makin seru!