Kegiatan operasional perusahaan melibatkan banyak dokumen. Saking banyaknya, Anda bisa saja kesulitan dalam menyimpan, mengolah, dan mengelola dokumen-dokumen tersebut. Untuk itulah Anda butuh document management system.Sistem manajemen dokumen ini memungkinkan Anda menyimpan dokumen secara elektronik.Bagaimana cara kerja sistem manajemen dokumen? Kali ini, akan membahas pengertian, penggunaan, dan manfaat document management system untuk perusahaan. Anda bisa membacanya di bawah ini.
Apa Itu Document Management System (DMS)
Document management system (DMS) adalah suatu sistem yang digunakan untuk melakukan manajemen data secara elektronik. DMS menawarkan kemudahan dalam mendata, mengolah, mengelola, dan melacak dokumen. Sehingga, manajemen dokumen menjadi lebih cepat dan mudah.Dokumen yang terdapat pada document management system tersimpan di dalam server pribadi atau cloud. Perusahaan besar yang memiliki tenaga kerja IT mumpuni biasanya menggunakan server pribadi agar tidak perlu bergantung kepada orang lain dalam mengontrol sistem. Namun, penggunaan server mandiri juga memiliki kekurangan karena umumnya lebih mahal dan memiliki perawatan yang lebih sulit.Sementara itu, perusahaan lain memilih untuk menggunakan cloud untuk kemudahan mengakses sistem kapan pun dan di mana pun, asalkan ada koneksi internet. Menggunakan cloud untuk sistem penyimpanan data juga lebih murah karena tidak perlu memiliki server sendiri.
Bagaimana Sistem Manajemen Dokumen dalam Kegiatan Organisasi
Dalam kegiatan organisasi, document management system digunakan untuk menyimpan dan mengolah data secara digital. Dokumen yang dimaksud termasuk juga dokumen fisik. Biasanya, dokumen fisik diubah menjadi dokumen digital dengan OCR atau scanner.Setelah dokumen masuk ke dalam sistem, dokumen akan dikategorikan berdasarkan departemen, nomor, atau peruntukan. Dengan membuat kategori, dokumen akan lebih mudah dicari dan diambil jika dibutuhkan.Beberapa organisasi menerapkan DMS yang hanya bisa digunakan di perangkat kantor. Namun, lebih baik jika DMS dapat diakses dengan perangkat pribadi seperti smartphone. Jika DMS dapat diakses dengan mudah, karyawan pun dapat menjadi lebih produktif.
Komponen pada Document Management System
Agar dapat digunakan dengan maksimal, document management system memiliki komponen penting sebagai berikut:
1. Storage
Hal paling penting yang harus ada dalam sistem manajemen dokumen adalah storage atau tempat penyimpanan. Sistem harus memiliki tempat penyimpanan dokumen yang aman dan memiliki kapasitas besar.
2. History
Sistem manajemen dokumen mencantumkan history atau riwayat pengeditan dokumen. Dengan demikian, karyawan bisa mengetahui siapa yang telah mengubah dokumen. Selain itu, DMS juga memiliki fitur untuk kembali ke versi dokumen terdahulu jika dibutuhkan.
2. Keyword Search
Memiliki banyak dokumen, DMS juga dilengkapi dengan komponen keyword search. Fungsinya untuk mencari suatu dokumen tertentu berdasarkan kata kunci.
3. Access Permission
Tidak semua dokumen bisa diakses setiap karyawan. Komponen access permission berguna untuk memberi batasan izin pada dokumen yang bersifat rahasia dan hanya bisa diakses oleh orang-orang tertentu,
4. Monitor
Untuk benar-benar memastikan dokumen rahasia tidak bisa diakses orang yang tidak berkepentingan, komponen monitor dibutuhkan. Komponen ini fungsinya untuk mengetahui karyawan mana yang sedang mengakses dokumen tertentu.
5. Metadata
Setiap dokumen memiliki metadata. Metadata merupakan informasi tambahan tentang dokumen yang meliputi format dokumen, nama karyawan yang mengedit dokumen, serta tanggal dan waktu pembuatan dan pengeditan dokumen.
6. Capturing
DMS memungkinkan dokumen tercetak diubah menjadi dokumen elektronik dengan OCR (Optical Character Recognition). OCR bisa mengekstrak teks dari gambar dokumen fisik.
7. Index
Komponen yang selanjutnya adalah index. Komponen ini berguna untuk membantu karyawan melacak dokumen berdasarkan klasifikasi dan identifikasi dokumen.
Manfaat Sistem Manajemen Dokumen bagi Perusahaan
Manajemen dokumen tidak hanya membuat dokumen-dokumen penting perusahaan lebih rapi dan terorganisir. Ada banyak manfaat lainnya untuk perusahaan.Perusahaan yang menerapkan sistem manajemen dokumen akan memperoleh manfaat seperti:
1. Keamanan data
Meskipun dokumen perusahaan disimpan dalam cloud, Anda tak perlu khawatir dengan keamanannya. Sebab, cloud yang menjadi server bersama sistem manajemen dokumen memiliki protokol keamanan data yang ketat.Justru, informasi pribadi perusahaan bisa lebih aman jika disimpan menggunakan DMS. Hal ini karena DMS memungkinkan Anda bisa membatasi akses informasi pribadi perusahaan hanya untuk orang-orang tertentu.
2. Kemudahan Manajemen Dokumen
Manajemen dokumen menjadi lebih mudah berkat DMS. DMS mengatur dokumen perusahaan dengan rapi dan memudahkan pencarian berkat indeks dan pencarian kata kunci.Jika manajemen dokumen semakin mudah, Anda tak perlu menghabiskan waktu lama untuk mengelola dokumen. Lebih hemat waktu, waktu yang ada bisa Anda gunakan untuk mengerjakan hal yang lain.
3. Kemudahan Adaptasi dengan Kebutuhan Perusahaan
Semua perusahaan tentu ingin berkembang. Ketika perusahaan berkembang, kebutuhan penyimpanan data pun akan meningkat. Dengan sistem manajemen dokumen, Anda bisa mengatur hal ini dengan mudah.
4. Kemudahan Kolaborasi
DMS juga memungkinkan beberapa karyawan membuka dan mengedit dokumen secara bersamaan. Hal ini dapat meningkatkan kolaborasi dan produktivitas. Baca Juga: Rekomendasi Dokument Management Software Terbaik
Bersama , Pengelolaan dan Penyimpanan Dokumen Lebih Aman
Tidak bisa dipungkiri, manajemen dokumen adalah hal yang penting bagi keberlangsungan perusahaan. Apa lagi seperti yang kita ketahui, setiap kegiatan di perusahaan tidak bisa lepas dari yang namanya kebutuhan dokumen.Tak terkecuali data dokumen karyawan. Data dokumen karyawan mulai dari informasi personal, rekening bank, data gaji, dan dokumen penting lainnya.Banyaknya data karyawan yang mesti dikelola oleh HR terkadang menjadi masalah tersendiri, apa lagi bila masih menggunakan cara konvensional dengan menggunakan kertas. Baca Juga: Mengapa Harus Menggunakan Program Data Karyawan Untuk itulah perusahaan sangat perlu document management system agar manajemen dokumen bisa dilakukan lebih ringkas dan rapi dengan bantuan teknologi.Saat ini, sudah ada Software HR yang dapat Anda gunakan untuk membantu proses manajemen dokumen dengan teknologi berbasis cloud. Dalam software HRIS terdapat modul Organization, dengan modul ini Anda dapat menyimpan dan mengelola seluruh data dokumen terkait perusahaan secara digital. Mulai dari data perusahaan dari nama, alamat, logo, visi-misi, dan lainnya. Dengan modul ini, Anda juga dapat menyusun hierarki organisasi di perusahaan pusat maupun cabang. Data ini bisa diakses oleh perusahaan cabag lainnya untuk memudahkan mereka melakukan kordinasi.Tidak sampai situ saja, software juga dilengkapi dengan modul Personalize di mana Anda dapat menggunakan fitur ini untuk manajemen data karyawan. Mulai dari informasi personal, riwayat kerja, status kepegawaian, catatan absen, sampai komponen penggajian. Semua tersimpan di satu tempat yang bisa diakses kapan pun.Ketika Anda sudah menggunakan software HRIS , Anda tidak perlu lagi pusing mengurus tumpukan kertas data, karena semua sudah tersimpan rapi secara digital.Untuk tahu kecanggihan fitur software , Anda dapat ajukan demo gratis, sekarang!
****
Subscribe, follow @dramatizencom dan ikuti terus dramatizen.com untuk berbagai inspirasi terbaru dan agar hari harimu makin seru!