Jika Anda bekerja sebagai karyawan di salah satu instansi pemerintah atau swasta, pasti sudah tak asing lagi dengan beragam surat dinas yang ada. Surat ini berguna untuk mengurus suatu izin secara resmi dalam lingkup instansi.Artikel berikut ini akan menunjukkan kepada Anda mengenai pengertian dan contoh surat dinas resmi.Berikut ini pembahasan dari mengenai surat dinas mulai dari pengertian, kegunaan, struktur penulisan hingga beberapa contoh surat dinas resmi. Simak selengkapnya!
Pengertian Surat Dinas Resmi
Surat dinas resmi adalah salah satu komunikasi tertulis yang isinya menyangkut berbagai keperluan tentang kedinasan, di mana surat tersebut dibuat oleh pejabat organisasi atau instansi pemerintah. Sebagai contoh kegunaan surat ini adalah untuk pengangkatan pegawai, kenaikan pangkat, perjanjian kerja, kenaikan gaji, perpindahan pegawai, dan keputusan pemberhentian pegawai.
Ciri-Ciri Surat Dinas
Berikut ini adalah beberapa ciri-ciri umum surat dinas:
-
Kepala Surat
Surat dinas biasanya menggunakan kop atau kepala surat yang mencantumkan nama lembaga atau instansi yang mengeluarkan surat, alamat lengkap, dan kontak yang bisa dihubungi.Di bagian kepala surat juga biasanya tercantum logo atau identitas instansi yang mengeluarkan surat.
-
Nomor Surat, Lampiran, dan Perihal
Surat dinas selalu memiliki nomor surat yang unik dan tanggal pengeluaran surat. Nomor surat berguna untuk identifikasi dan referensi di kemudian hari.Jika surat dinas memiliki lampiran, biasanya akan dijelaskan dengan jelas jumlah lampiran yang disertakan dan jenis dokumen yang dilampirkan.Surat dinas biasanya memiliki baris perihal yang menjelaskan tentang tujuan atau isi dari surat tersebut. Perihal ini ditulis dengan jelas dan ringkas agar penerima surat dapat dengan mudah memahami maksud surat.
-
Bahasa Formal
Surat dinas ditulis dengan bahasa formal dan profesional. Penggunaan bahasa yang jelas, lugas, dan sopan sangat penting dalam surat dinas.
-
Tanda Tangan dan Stempel
Surat dinas biasanya ditandatangani oleh pejabat yang berwenang atau penanggung jawab dari lembaga atau instansi yang mengeluarkan surat.Tanda tangan tersebut biasanya diikuti oleh nama lengkap dan jabatan pejabat yang bersangkutan disertai dengan stempel resmi instansi.
Jenis-Jenis Surat Dinas
Berikut adalah beberapa jenis surat dinas yang umum digunakan dalam komunikasi formal di berbagai lembaga, instansi, atau organisasi:
-
Surat Perintah
Surat dinas yang digunakan untuk memberikan perintah atau instruksi kepada pihak yang dituju. Surat perintah biasanya dikeluarkan oleh atasan kepada bawahan untuk menugaskan tugas atau aktivitas tertentu.
-
Surat Pemberitahuan
Surat dinas yang digunakan untuk memberikan informasi penting atau pengumuman kepada penerima surat. Surat pemberitahuan dapat berupa pengumuman kegiatan, perubahan kebijakan, atau hal-hal lain yang relevan.
-
Surat Undangan
Surat dinas yang digunakan untuk mengundang penerima surat untuk hadir dalam suatu acara resmi, pertemuan, rapat, atau seminar yang diadakan oleh lembaga atau instansi tertentu.
-
Surat Permohonan
Surat dinas yang digunakan untuk melakukan permohonan kepada pihak lain. Surat permohonan bisa berupa permintaan izin, permintaan bantuan, atau permintaan informasi tertentu.
-
Surat Keputusan
Surat dinas yang berisi keputusan resmi yang dikeluarkan oleh pihak yang berwenang.Surat keputusan umumnya digunakan untuk mengatur kebijakan, penetapan anggaran, atau keputusan lain yang berkaitan dengan operasional lembaga atau instansi.
-
Surat Pengantar
Surat dinas yang digunakan untuk mengantar atau menyampaikan dokumen, barang, atau informasi kepada pihak yang dituju.Surat pengantar biasanya mencantumkan informasi tentang pengirim, penerima, dan isi pengiriman.
-
Surat Edaran
Surat dinas yang digunakan untuk menyampaikan informasi, kebijakan, atau arahan kepada seluruh pegawai atau anggota suatu lembaga atau instansi.Surat edaran biasanya memiliki cakupan yang lebih luas daripada surat pemberitahuan.
Struktur Penulisan Surat Dinas
Surat dinas resmi juga memiliki beberapa struktur yang harus tertera secara jelas. Berikut struktur surat dinas resmi yang sudah rangkum:
- Kop Surat Atau Kepala Surat.
- Tanggal surat.
- Nomor atau kode atau nomor urut surat yang dikeluarkan.
- Lampiran.
- Perihal atau hal.
- Alamat pada surat dinas, perorangan atau instansi lain.
- Salam Pembuka.
- Isi surat.
- Salam penutup.
- Nama.
- Tembusan.
- Inisial.
Bagian Penting dari Surat Perjalanan Dinas
Dari hal-hal yang telah disebutkan sebelumnya, ada 3 bagian besar surat yaitu kop surat, isi, dan penutup surat.
Kop Surat dan Pembuka
Kop surat ini dapat disebut juga kepala surat. Bagian dari kop surat biasanya berisi logo, nama instansi, juga alamat instansi yang menunjukkan bahwa surat itu resmi dikeluarkan dari instansi tersebut. Bagian kepala surat juga akan ada tanggal dan nomor surat, perihal pembuatan hingga jumlah lampiran jika ada. Kop surat atau kepala surat ini akan menjadi pembuka. Biasanya surat yang bersifat resmi dan formal memang menggunakan kop surat, salah satunya adalah surat perjalanan dinas.
Isi Surat
Bagian isi surat adalah inti informasi yang ingin disampaikan dari surat tersebut. Mulai dari salam pembuka dan menuliskan perihal surat. Untuk surat perjalanan dinas, maka isi surat yaitu nama karyawan yang diberikan wewenang atau tugas untuk melaksanakan perjalanan dinas dan pemberi kewenangan. Pada bagian isi surat ini harus jelas maksud dan tujuan dari isi suratnya. Setelah menuliskan pemberi dan penerima tugas atau wewenang, disebutkan juga perannya atau posisinya dalam perjalanan dinas ini serta apa tugas yang harus dijalankan. Pastikan gunakan bahasa yang resmi dan formal juga ejaan yang benar dan sesuai kaidah.
Penutup
Selanjutnya adalah bagian penutup. Pada bagian penutup tentu termasuk di dalamnya salam penutup, tanda tangan dan nama yang menerbitkan surat tersebut. Biasanya surat perjalanan dinas juga akan memiliki tembusan. Jangan lupa untuk membubuhkan cap dari instansi terkait sebagai syarat sah surat perjalanan dinas itu berlaku. Baca Juga: Contoh Kesalahan Penulisan Pada Surat Dinas
Contoh Surat Dinas
Surat dinas memiliki banyak sekali jenisnya. Berikut beragam contoh-contoh surat dinas yang perlu Anda ketahui.
1. Surat Dinas Pemerintahan
PEMERINTAH KOTA PEKALONGANDINAS PENDIDIKAN NASIONALSMA NEGERI 5 KOTA PEKALONGANJl. Lanto dg. Pasewang No. 25, Keputran, Pekalongan Timur, Kota Pekalongan, Jawa Tengah 51129================================================ Pekalongan, 18 Maret 2009Nomor : 001/002/III/2009 Lampiran: Dua eksemplarHal : Permohonan Izin KepadaYth. Kepala Dinas PendidikanKota Pekalongan Dengan hormat,Dalam rangka memperingati hari Budaya, SMA Negeri 5 Kota Pekalongan akan menyelenggarakan Lomba Karya Seni dan Sastra Tingkat SLTA se-Kota Pekalongan. Kegiatan tersebut akan dilaksanakan pada: Hari, tanggal : Sabtu, 27 Maret 2009Waktu : 09.00 – 16.00 WIBTempat : Aula SMA Negeri 5 Kota Pekalongan Kami ingin mengajukan permohonan izin untuk menyelenggarakan kegiatan tersebut sehubungan dengan hal ini.Demikian surat permohonan ini kami sampaikan, atas perhatian dan izin yang diberikan kami ucapkan terima kasih.SMA Negeri 5 Kota PekalonganKepala SekolahMuhammad Imam AffandiNIP. 0123456789012
2. Surat Dinas Sekolah
Sumber: pt.slideshare.net
3. Surat Dinas Kampus
PEMERINTAH PROVINSI DAERAH KHUSUS IBUKOTA JAKARTADINAS PENDIDIKAN SEKOLAH MENENGAH PERTAMA (SMP) NEGERI 4 JAKARTAJl. Kote 7 Jakarta, telp. (021) 555-12345 Jakarta, 20 September 2011 Nomor : 299/smp249/2011Lampiran : –Perihal : Undangan Wali Murid Yth. Orang Tua / Wali MuridSMP Negeri 4 Jakarta, Assalamu’alaikum Wr. Wb., salam sejahtera bagi kita sekalianDalam rangka merayakan hari jadi SMpn 4 Jakarta, Kami selaku pengurus OSIS akan melakukan acara santunan kepada anak yatim piatu, dan mohon kiranya para Orang Tua / Wali Murid dapat berpartisipasi dalam memberikan sumbangan, oleh karena itu kami mohon kehadirannya pada : Hari / tanggal : Senin / 24 september 2011Tempat : Aula Serba Guna SMP Negeri 4Acara : Partisipasi dari Orang Tua / Wali Murid Dimohon kehadirannya tepat pada waktunya, demikian undangan ini, atas kehadiran dan partisipasinya kami mengucapkan terimakasih. Wassalamu’alaikum Wr. Wb. Mengetahui, Kepala Sekolah SMP Negeri 4 Jakarta MurdionoNIP : 122133144155166
4. Contoh Surat Dinas Rumah Sakit
Sumber: id.scribd.com
5. Contoh Surat Dinas Undangan
DINAS PENDIDIKAN PEMUDA DAN OLAHRAGA KABUPATEN BREBES Brebes, 21 September 2015 Nomor : 010 / DPO / V / 2014Lampiran : –Perihal : Undangan Yth. Sdr. Raul Simanjuntak Jl. Ambasador No. 1Brebes Dengan hormat, Kami mengundang Saudara untuk menghadiri rapat yang akan diadakan pada:Hari : Senin , 25 September 2015Tempat : Aula Serba Guna, Kab. BrebesWaktu : 10.00 – 12.00 WIBAcara : Dengar pendapat dengan Dewan DPRD Kab. Brebes Atas perhatian Saudara, kami mengucapkan terima kasih Hormat kami, Kepala Dinas DikPoRa Kab. Brebes Drs. Samosir Samson
6. Contoh Surat Dinas Tugas
Contoh Surat Dinas
7. Contoh Surat Perjalanan Dinas
Sumber: suratresmi.net
8. Contoh Surat Dinas Edaran
Sumber: idmanajemen.com
9. Surat Dinas Perusahaan
Sumber: lezgereal.com
10. Surat Dinas Perjanjian
Sumber: idscribd.com Baca Juga: Contoh Surat Lamaran Kerja yang Baik dan Benar Itulah beberapa contoh surat dinas resmi yang digunakan untuk berbagai kegiatan. Semoga pembahasan di atas dapat bermanfaat.
****
Subscribe, follow @dramatizencom dan ikuti terus dramatizen.com untuk berbagai inspirasi terbaru dan agar hari harimu makin seru!