Bagi sebuah bisnis, mengumpulkan pembayaran dari klien atau pelanggan adalah salah satu aspek yang paling penting dalam bisnis. Bagaimanapun, pembayaran konsumenlah yang membuat bisnis Anda tetap berjalan. Jika Anda seorang freelancer yang mengerjakan sebuah proyek, klien yang tidak membayar hanya akan menyisakan kerugian dan rasa lelah. Menurut survei yang dilakukan oleh SmallBizTrends, sebanyak 54% bisnis mengatakan bahwa mereka butuh waktu terlalu lama untuk menerima pembayaran dari klien. Sementara 54% lagi mengatakan bahwa klien tidak tepat waktu dalam melakukan pembayaran.Studi lain menyebutkan bahwa bisnis kecil di Amerika Serikat menunggu invoice senilai $84.000 yang belum dibayar. Sebanyak 81% dari invoice tersebut sudah jatuh tempo lebih dari satu bulan.Invoice yang belum dan tidak dibayar bisa menyebabkan kesulitan bagi sebuah perusahaan. Meskipun menjaga hubungan baik dengan klien juga penting, tapi jika hubungan itu tidak memberikan keuntungan apa-apa, maka itu juga tidak ada gunanya. Simak beberapa hal yang harus diperhatikan untuk menerima pembayaran bisnis berikut ini! Minta Pembayaran di Muka Cara pertama yang bisa Anda lakukan untuk mendapatkan pembayaran dengan lebih mudah adalah menetapkan sistem sebelum kerja sama dengan klien dimulai. Meminta pembayaran di muka mungkin terlihat aneh bagi beberapa freelancer dan agensi. Namun sebenarnya sistem ini sudah banyak dipakai oleh penyedia SaaS. Jika klien melakukan pembayaran di muka, Anda tidak perlu repot mengirimkan invoice lagi setelahnya. Tentu saja Anda juga harus bertanggung jawab menyelesaikan proyek sesuai tenggat yang sudah disepakati. Komunikasikan Ekspektasi Anda dengan Baik Terlepas dari kapan Anda akan menerima pembayaran, ada baiknya mengkomunikasikan semua masalah terkait pembayaran sebelum kerja sama dengan klien dimulai. Apakah Anda akan dibayar lewat setor tunai? Berapa hari setelah proyek selesai Anda akan mengirimkan invoice. Dengan mengomunikasikan apa yang menjadi ekspektasi, Anda dan klien bisa menemukan kenyamanan bersama. Jika mau, Anda juga bisa menetapkan biaya keterlambatan dan diskon untuk pembayaran di awal. Ini bisa memotivasi klien atau konsumen untuk membayar tepat waktu.Kirimkan Email Follow Up yang SopanAda banyak alasan yang membuat klien menunda pembayaran. Dan itu tidak selalu karena mereka berusaha menghindar dari kewajiban. Kadang, orang yang bertanggung jawab untuk memproses invoice mungkin sedang sibuk dengan hal lain sehingga lupa menindaklanjutinya. Atau mungkin email berisi invoice yang Anda kirimkan malah masuk ke folder spam. Kalau Anda ingin tetap mempertahankan hubungan yang positif dengan klien, berusahalah untuk berpikir positif. Jika setelah seminggu berlalu namun belum ada kabar lagi, mengirimkan email follow up adalah cara yang bagus untuk ‘mengingatkan’ klien Anda lagi. Saat mengirimkan email follow up, ada baiknya lampirkan kembali invoice. Hindari nada bicara yang menuduh tapi jelaskan dengan baik bahwa Anda belum menerima pembayaran untuk proyek tersebut. Ingatkan kembali klien mengenai perjanjian pembayaran di awal agar mereka bisa menanggapinya tepat waktu di lain hari. Kalau email tidak cukup, berbicara melalui sambungan telepon atau panggilan video juga boleh dicoba. Tapi, pastikan untuk tidak melakukannya berulang-ulang di satu waktu agar Anda tidak terkesan sedang ‘meneror’.Tawarkan Perjanjian Jadwal PembayaranApabila klien berulang kali terlambat membayar, mungkin Anda bisa mencoba membuat perjanjian mengenai jadwal pembayaran. Misalnya, minta klien membayar setengah dari nilai proyek di awal dan sisanya di akhir. Sebagian klien merasa lebih mudah jika pembayaran dibagi menjadi beberapa termin ketimbang harus melakukan pelunasan sekaligus di akhir. Tapi perlu diingat bahwa Anda tidak bisa memaksakan saran mengenai perjanjian pembayaran ini. Terlebih jika posisi klien mungkin tidak bisa melakukan pembayaran tepat waktu. Mencoba untuk saling memahami bisa jadi cara memupuk hubungan dan rasa saling percaya dengan klien. Hubungi Orang yang TepatKadang invoice yang tidak segera diproses terjadi karena Anda salah mengirimkannya. Bisa jadi orang yang Anda kirimi invoice ternyata bukan yang bertugas untuk memproses pembayaran. Misalnya saja dalam dunia periklanan. Orang yang mengerjakan proyek mungkin akan dipasangkan dengan seseorang lagi dari tim kreatif perusahaan untuk memastikan komunikasi antara kedua belah pihak bisa berjalan dengan efektif. Meski cara ini bisa menyederhanakan tugas sederhana, tapi informasi mengenai invoice dan pembayaran menjadi tidak jelas. Seperti berbagai masalah invoice lainnya, situasi seperti ini bisa dihindari jika Anda menetapkan protokol pembayaran sebelum mulai bekerja. Tapi jika Anda tidak bisa melakukannya, cobalah untuk menghubungi pihak lain di perusahaan tersebut. Misalnya saja ke manajer atau bagian finance.Tetap Pertimbangkan Value Perusahaan Anda Adakalanya setelah semua itikad baik Anda, klien masih saja mengabaikan Anda. Kalau situasi semacam ini terjadi karena mereka berusaha menghindari pembayaran, ada baiknya untuk mempertimbangkan ulang kelanjutan kerja sama Anda. Uang yang terutang mungkin bisa dikembalikan dengan mengajukan tuntutan hukum. Tapi, biaya yang harus Anda keluarkan untuk itu mungkin akan lebih besar dari yang seharusnya Anda terima. Membuang-buang sumber daya, waktu dan dana mengejar proyek yang tidak dibayar di saat Anda bisa melakukan pekerjaan untuk klien lain adalah sebuah kesia-siaan. Dalam beberapa kasus, menyingkirkan klien yang nakal sebenarnya bisa memberikan sisi positif bagi Anda. Ini membuka peluang untuk menemukan klien yang benar-benar membayar tepat waktu atau bersedia membayar lebih untuk layanan Anda. Jadi, meskipun Anda ingin mempertahankan klien, tetap pertimbangkan kembali value Anda. Ingat bahwa bisnis Anda adalah sesuatu yang terlalu berharga untuk dihabiskan dengan klien yang tidak menghargai Anda. Itulah beberapa hal yang perlu diperhatikan sebelum menerima pembayaran bisnis. Agar proses terima pembayaran jadi lebih mudah, praktis, dan cepat, gunakan layanan Accept Payment di for Business.Kabar baiknya, Anda dapat menggunakan fitur Free Trial untuk layanan Accept Payment di for Business. Layanan ini dapat digunakan secara real time dan berlaku selama 30 hari sejak registrasi berhasil.Apa saja yang akan Anda dapatkan pada layanan Free Trial Accept Payment?, Anda akan mendapatkan kesempatan untuk bertransaksi gratis, yaitu terima pembayaran hingga 500 transaksi. Anda juga akan mendapatkan akses dasbor for Business untuk memanfaatkan fitur lain seperti Laporan Transaksi, juga pilihan metode pembayaran yang beragam; bank transfer, e-Wallet, VA, hingga QRIS.Daftar Free Trial sekarang untuk dapatkan pengalaman terima pembayaran terbaik untuk bisnis Anda!
****
Subscribe, follow @dramatizencom dan ikuti terus dramatizen.com untuk berbagai inspirasi terbaru dan agar hari harimu makin seru!