Kecanggihan teknologi nyatanya tidak selalu membawa efek positif. Perubahan masif ini juga membuat angka kejahatan ikut mengalami peningkatan, tak terkecuali dalam bisnis online. Salah satu tindak kejahatan yang kerap terjadi dalam sektor bisnis adalah online fraud atau kecurangan bisnis yang bisa dilakukan baik dalam lingkup internal maupun eksternal di suatu perusahaan.
Sayangnya, online fraud lebih rentan terjadi pada bisnis skala kecil. Salah satu alasannya adalah minimnya sumber daya yang bisa digunakan untuk melakukan pemantauan. Meski demikian, tindak kecurangan bisnis juga bisa terjadi pada bisnis skala menengah dan besar. Inilah mengapa, sangat penting bagi pemilik bisnis untuk mengetahui bagaimana cara pencegahan fraud yang tepat.
Pasalnya, bisnis yang mengalami kecurangan dapat mengalami kerugian di banyak aspek dalam operasionalnya, baik dari segi keuangan atau budaya, sehingga harus segera dilakukan pencegahan. Akan tetapi, cara pencegahan fraud juga perlu perhatian serius sehingga tidak terjadi singgungan ketika sedang melakukan optimalisasi terhadap sistem pemantauan.
Bentuk Online Fraud dalam Bisnis
Jika dilihat dari pelaku atau pihak yang melakukan tindak kecurangan, online fraud terbagi menjadi dua jenis, yaitu:
Online Internal Fraud
Internal fraud merupakan tindak kecurangan yang dilakukan dalam lingkup internal atau bagian dalam perusahaan itu sendiri. Internal fraud. Jenis fraud ini bisa dilakukan dalam berbagai level, misalnya:
Pegawai atau employee fraud. Bentuk kecurangan yang dilakukan bisa berupa penggajian atau payroll fraud, penggelapan dana atau skimming, dan pengadaan barang atau procurement fraud. Bentuk kecurangan ini dilakukan dengan tujuan karyawan pribadi.
Manajemen atau management fraud. Bentuk kecurangan yang dilakukan bisa berupa praktik suap, penggelapan dana, penipuan kepada investor, dan melakukan manipulasi terhadap laporan keuangan. Bentuk kecurangan ini dilakukan dengan tujuan menipu calon investor sehingga meningkatkan keuntungan individu di jajaran tertentu atau korupsi.
Online Eksternal Fraud
Sementara itu, eksternal fraud merupakan tindak kecurangan bisnis yang dilakukan di luar perusahaan, misalnya pihak ketiga. Misalnya, kecurangan yang dilakukan oleh pemasok (supplier) dengan memberikan barang tidak berkualitas atau tidak sesuai jumlah maupun kecurangan yang dilakukan oleh vendor dalam hal transaksi bisnis.
Cara Menghindari Online Fraud dalam Bisnis
Ketika menerapkan cara pencegahan fraud, pemilik usaha tentu harus bisa memberikan perlindungan baik perusahaan maupun pelanggan. Selain itu, pemilik bisnis juga harus dapat menjaga kenyamanan pelanggan dengan tetap memberikan pelayanan terbaik. Berikut beberapa cara mengatasi kecurangan dalam perusahaan yang bisa dilakukan:
SOP yang lebih ketat
Langkah pertama yang dapat Anda lakukan adalah menerapkan pelaksanaan SOP yang lebih ketat. Anda perlu memastikan bahwa semua karyawan tidak melewatkan semua prosedur dan kebijakan yang telah ditetapkan. Sebab, SOP yang tidak diimplementasikan dengan baik membuat kerancuan standar perusahaan sehingga risiko terjadinya fraud pun meningkat.
Jika memang dibutuhkan, Anda juga bisa melakukan pendeteksian kecurangan oleh internal auditor. Lakukan audit setiap divisi di perusahaan setidaknya setiap bulan atau dua kali dalam satu tahun untuk meminimalkan terjadinya online fraud di lingkup internal perusahaan.
Memakai perangkat lunak yang akuntabel
Pemakaian perangkat lunak juga dapat menjadi salah satu cara pencegahan fraud dalam lingkup bisnis. Meski begitu, perangkat lunak yang Anda pakai setidaknya perlu memenuhi dua hal penting. Pertama, perangkat lunak yang digunakan wajib terhubung satu dengan lainnya di lingkup internal perusahaan sehingga pengawasan dan transfer data menjadi lebih mudah, cepat, dan praktis.
Kedua, perangkat lunak yang digunakan harus punya jaminan dokumen yang penting. Ini berarti, perangkat lunak tersebut harus bisa memastikan semua kepentingan perusahaan tetap terjaga dan dapat menciptakan akuntabilitas yang lebih efisien.
Melakukan pengawasan secara optimal
Selain mendisiplinkan seluruh jajaran di perusahaan dan memberlakukan SOP perusahaan dengan ketat, Anda juga perlu melakukan pengawasan dan evaluasi terhadap semua sistem kontrol di lingkup internal perusahaan secara rutin. Pengawasan berkala ini dilakukan dengan tujuan supaya Anda bisa mengetahui jika terdapat celah yang memiliki potensi besar untuk terjadinya kecurangan bisnis sekaligus melakukan perbaikan efektivitas dari kontrol tersebut.
Hindari sistem IT yang terbagi atau terpisah
Ketika menjalankan bisnis secara online, Anda perlu memastikan untuk tidak memakai sistem Teknologi Informasi yang terpisah satu dengan lainnya. Pasalnya, hal ini justru bisa menjadi penghambat integrasi data dari semua sumber yang ada yang berujung pada tingginya potensi munculnya online fraud dalam bisnis.
Lakukan tindakan pengendalian
Cara pencegahan fraud yang terakhir adalah melakukan tindakan pengendalian. Kegiatan kontrol selama berlangsungnya proses transaksi tentu perlu disesuaikan dengan kondisi dan situasi. Anda juga harus melakukan identifikasi untuk setiap catatan dan dokumen yang memiliki hubungan dengan transaksi. Prosedur kontrol ini sudah pasti dapat membantu Anda yang berperan sebagai pemilik bisnis agar terhindar dari potensi terjadinya online fraud.
Supaya terhindar dari ancaman kecurangan bisnis, tidak ada salahnya untuk berinvestasi pada solusi terbaik yang bisa diatur sesuai kebutuhan perusahaan dan tentunya dapat terhubung sepenuhnya terhadap semua bagian perusahaan. Dengan berfokus terhadap solusi tersebut, perusahaan diharapkan dapat lebih cepat melakukan tindakan terhadap kecurangan yang bisa jadi terus mengalami perubahan.
Demikian tadi beberapa cara pencegahan fraud yang bisa dilakukan agar operasional bisnis Anda tetap aman. Selain itu, pastikan Anda tetap menjamin kelancaran transaksi dengan menggunakan for Business, solusi praktis untuk semua transaksi bisnis. Perusahaan dapat menggunakan fitur Money Transfer, Accept Payment, dan International Transfer untuk melakukan pengiriman uang.
Melalui for Business, Anda dapat melakukan transfer ke 20 ribu rekening hanya dalam hitungan menit dan menerima pembayaran secara langsung melalui banyak metode. Bahkan, Anda dapat melakukan transfer ke luar negeri dengan biaya 50 persen lebih terjangkau dari produk lain yang serupa.
Daftar for Business sekarang dan dapatkan kesempatan untuk mencoba transfer ke rekening domestik secara gratis untuk 7 hari atau hubungi sales untuk mendapatkan informasi lebih lengkap.
****
Subscribe, follow @dramatizencom dan ikuti terus dramatizen.com untuk berbagai inspirasi terbaru dan agar hari harimu makin seru!